«Гэндальф» внедрил «Скан-архив» в компании «Калуга астрал»
«Калуга астрал» перешла на ведение упорядоченного электронного архива в 1С с программой «Скан-архив».
Поставляя на рынок информационных технологий программное обеспечение, компания регулярно автоматизирует и упрощает свои бизнес-процессы. Так для полного контроля бухгалтерских документов «Калуга-астрал» внедрила программу «Скан-архив», разработанную своим партнером «Гэндальф».
Ранее для поиска оригиналов бухгалтерских документов необходимо было отправиться в большой бумажный архив компании, в котором также подшитыми в папках хранились сотни документов клиентской службы и удостоверяющего центра. Контролировали возврат выписанных документов сотрудники, отвечающие за сделку. В то время как бухгалтеры, отправляясь на поиски документов, зачастую не были уверены, присутствуют ли в архиве нужные оригиналы.
После внедрения программы «Скан-архив» бумажные документы стали переводиться в скан-копии сразу же при получении и храниться в электронном виде прямо в 1С. Вносит в «Скан-архив» документы 1 оператор – сканирует, загружает и дает к ним доступ сотрудникам других подразделений «Калуги астрал». В базе возвращенные документы помечаются цветом, и в любой момент их можно просмотреть или выгрузить через кнопку «экспорт» по заданным параметрам – название, вид, дата, что значительно сокращает время на подготовку к налоговым проверкам.
Елена Анатольевна Голышева, главный бухгалтер компании «Калуга астрал», отметила: «Когда возникают спорные вопросы при подготовке актов сверок, приходится обращаться к первичным документам. И теперь мы точно знаем, если документ возвращен контрагентом, он есть в "Скан-архиве". Стало намного легче ориентироваться, т.е. больше не нужно "лопатить" папки, а достаточно просто открыть 1С и посмотреть, есть ли документ согласно акту оказанных услуг. У нас большой документооборот и постепенно мы переходим на его ведение в электронном виде. Надеемся, что к стандарту контроля документов в 1С и к ЭДО в целом перейдут другие наши подразделения и большинство контрагентов».
«Калуга астрал» ведет свою деятельность с 1993 г., основное ее направление – разработка и внедрение систем для сдачи электронной отчетности. У компании 40 обособленных подразделений и развитая партнерская сеть, которая насчитывает более 5 тыс. партнеров. Более 400 тыс. организаций и частных предпринимателей России используют системы «Калуги астрал» для отправки отчетности в контролирующие органы.
