S7 Technics усовершенствовала процессы управления кадрами с помощью «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП»

«Инфософт» внедрил систему «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» в холдинге S7 Technics. Новая система помогает руководству холдинга оперативно планировать загрузку персонала, прогнозировать затраты на фонд оплаты труда и оценивать потери рабочего времени при производственном процессе. Стандартизированы все виды оплат и удержаний в юридических лицах холдинга. Внедрена единая методология ведения кадрового учета и расчета заработной платы. Заработная плата для более 2,5 тыс. сотрудников по 100 видам начислений и 15 видам удержаний рассчитывается по единым стандартам. Сохранен точный расчет остатков отпусков, в том числе, дополнительных отпусков за вредные условия труда.

Кадровая служба S7 Technics обрабатывает более 1,5 тыс. кадровых документов в месяц. Заработная плата в холдинге рассчитывается с учетом тарифных ставок согласно квалификационным разрядам и классам сотрудников, надбавок и дополнительных премий. На всех предприятиях применяется суммированный учет рабочего времени. Есть сотрудники, работающие во вредных условиях труда, ведется расчет дополнительных страховых взносов и учет стажа для сотрудников, занятых на работах с досрочной пенсией. Осуществляются выплаты бывшим сотрудникам и прочим физическим лицам, ведется учет внезарплатных доходов. Для контроля допуска сотрудников к работам с определенными типами воздушных судов необходимо вести учет и контролировать сроки действия сертификатов, подтверждающих квалификацию исполнителей. Согласно концепции по развитию квалификации персонала планируется прохождение учебных курсов.

Ранее для кадрового учета и расчета заработной платы в компании использовались несколько информационных баз (своя для каждого юридического лица). До начала проекта по внедрению «1С» специалисты заказчика провели работу по формированию единого подхода к правилам расчета заработной платы и методологии ведения кадрового учета. Используемая на предприятии информационная система не обеспечивала учета по новой методологии, печатные формы кадровых приказов имели различия. Были сложности с поддержанием существующей информационной системы в актуальном состоянии, вследствие чего существовали риски возникновения ошибок при формировании регламентированной отчетности. Из-за разнородности сведений руководство получало информацию о кадровом составе и распределении затрат на оплату труда в различных форматах, что затрудняло процесс консолидации данных.

Предприятию стала необходима новая информационная система, которая позволила бы реализовать разработанные правила ведения кадрового учета, расчета заработной платы и прочих расчетов с персоналом, сократить время на формирование регламентированной отчетности, оптимизировать планирование расходов на оплату труда. Кроме того, требовалось обеспечить оперативное получение данных для анализа распределения затрат на персонал при формировании себестоимости услуг по ремонту воздушных судов.

Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Было выбрано эталонное юридическое лицо, правила ведения учета которого взяли за основу для внедрения. Партнером по внедрению стала компания «Инфософт». Проект был выполнен с применением Scrum-технологий гибкой разработки программного обеспечения. Процесс проектирования был разбит на несколько этапов (спринтов). По результатам каждого спринта была разработана модель учета, отраженная в системе на основе данных сквозных контрольных примеров. На выходе каждого спринта руководство получало прототип будущей системы и еще до внедрения четко представляло, как система будет выглядеть и каким образом будет решать задачи компании. В итоге проект был выполнен за пять месяцев, новая система внедрена в подразделениях холдинга в Новосибирске, Москве и Минеральных водах.

Внедрена на основе эталонного учета единая методология расчета заработной платы и ведения кадрового учета. Унифицированы печатные формы кадровых распорядительных документов и документов по расчету зарплаты. Такой подход позволил сократить ошибки при оформлении документов и осуществлять контроль по унификации документов. Единая структура данных облегчила их консолидацию при подготовке отчетности руководству холдинга.

Значительно ускорился расчет зарплаты. К примеру, для самого многочисленного предприятия холдинга, в штате которого – 1,5 тыс. сотрудников, время на расчет зарплаты за месяц уменьшилось с двух часов до нескольких минут.

Получен гибкий инструмент для анализа затрат на заработную плату и финансового планирования расходов на персонал. Система выдает более 100 различных отчетов для кадровой службы, расчетной группы и специалистов по регламентированной отчетности в различных разрезах (по категориям должностей, подразделениям, должностям, категориям персонала). Скорость подготовки отчетов удовлетворяет требованиям бизнеса. Руководство холдинга S7 Technics получило инструмент для планирования трудовых ресурсов, оперативного анализа затрат на персонал и оценки эффективности работы сотрудников, который позволит разработать и внедрить новые проекты в сфере управление персоналом.

Главный бухгалтер и директор по развитию учета S7 Technics, Елена Чкареули отметила: «Новая система, построенная на базе "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" поможет нам усовершенствовать и внедрить новую единую методологию по мотивации, расчету заработной платы и учету кадров. На сегодняшний день система учитывает нашу потребность ведения учета в различных аналитических разрезах, что позволяет своевременно рассчитывать заработную плату и формировать регламентированную отчетность. Благодаря новой системе мы можем анализировать в режиме реального времени структуру затрат на заработную плату и своевременно принимать управленческие решения, направленные на улучшение эффективности работы персонала».