«Племенная птицефабрика Лебяжье» организовала хранение документов в архиве «Этлас»
В конце 2017 г. «Племенной птицефабрикой Лебяжье» было принято решение о внедрении в центральном офисе системы электронного архива, с целью организации надежного хранения и быстрого поиска документов фабрики.
В связи с постоянным расширением производства также непрерывно растет документооборот компании, и становится все сложнее организовывать работу как с текущими документами, так и с архивными. Для решения задач по организации работы с документами, на первом этапе было принято решение внедрить электронный архив документов с возможностью в дальнейшем включить его в полноценную систему документооборота.
При выборе отдавалось предпочтение системе с наличием следующих функциональных возможностей: удобное и надежное хранение документов с быстрым поиском как по атрибутам, так и по содержимому документов; возможность быстрой и легкой настройки и внедрения системы под внутренние задачи птицефабрики силами своих специалистов; простота установки и использования системы на различных устройствах и платформах; наличие простых механизмов масштабируемости системы при дальнейшем расширении производства; возможность в дальнейшем быстрого перехода от системы электронного архива к системе электронного документооборота.
В ходе реализации проекта по установке и настройке системы ИТ-специалисты выполнили следующие работы: сформировали и завели перечень требуемых справочников; настроили карточки для входящих, исходящих и внутренних документов; завели в систему сотрудников и сформировали из них группы и настроили права доступа для них; сконфигурировали форму поиска под свою тематику; настроили шаблоны документов.
В результате внедрения системы электронного архива «Этлас» было сформировано единое хранилище документов птицефабрики, которое позволило сотрудникам различных отделов с любого рабочего места получать доступ к нужным документам. Также, что очень важно, позволило руководству оптимизировать деятельность компании за счет исключения потери документов и появившейся возможности получения быстрого доступа к любой информации компании.
