«Армекс» внедрила в полиграфическом комплексе «Эсма-принт» систему «1С:Управление небольшой фирмой 8. Полиграфия 2»

«Армекс» внедрила в полиграфическом комплексе «Эсма-принт» систему «1С:Управление небольшой фирмой 8. Полиграфия 2». Сквозная автоматизация всех технологических операций обеспечила 100% контроль за прохождением заказов в режиме реального времени. Это позволило проанализировать затраты на операции по времени и стоимости и выяснить реальную себестоимость каждой единицы продукции. В ходе анализа были выявлены неэффективные ручные операции, для их автоматизации было установлено дополнительное производственное оборудование. В результате выросла производительность труда производственного персонала, а типография расширила свои возможности в области послепечатной обработки. Доля низкорентабельных заказов сократилась. Всего спустя три месяца работы в новой системе, объем выпуска готовой продукции удалось увеличить на 15%, а общая прибыль типографии выросла на 7%.

Полиграфический комплекс «Эсма-принт» – современная офсетная и цифровая типография, которая специализируется на выпуске листовой продукции: книг, журналов, различных периодических изданий; рекламной продукции. Кроме того, в типографии имеется большой парк самого разнообразного отделочного и переплетного оборудования. Это позволяет выпускать всю полиграфическую продукцию исключительно на своих мощностях.

Типография выполняет около 15–20 заказов в день, от 300 до 400 – в месяц. Достаточно внушительный объем разноплановых заказов для средней по мощности типографии не позволял руководству предприятия оперативно контролировать производственную деятельность: планировать и отслеживать в режиме реального времени выполнение технологических операций и загрузку оборудования, контролировать остатки материалов на складах. Не было возможности своевременно и точно оценивать финансовые результаты деятельности предприятия.

Компании стала необходима информационная система, которая позволила бы нормировать расчет заказов, улучшить планирование и усилить контроль их выполнения в производстве, повысить точность расчета себестоимости каждой технологической операции и себестоимости выпуска в целом. В результате анализа конкурентной среды руководство типографии остановило выбор на системе автоматизации «1С:Управление небольшой фирмой 8. Полиграфия 2», которая разработана с учетом отраслевой специфики полиграфических предприятий. Партнером по внедрению стала компания «Армекс».

Автоматизирован расчет простых и сложных заказов. Для этого было проведено нормирование всех технологических операций по времени и стоимости. Работа менеджеров по обработке входящих запросов стала быстрее и проще, время согласований значительно сократилось. Это позволило обрабатывать больше клиентских звонков и запросов, в итоге общее количество входящих заказов выросло на 20%.

Организован оперативный контроль за прохождением заказов на всех этапах производства: в режиме реального времени в системе отображаются все технологические процессы – изготовление форм, печать продукции, послепечатная отделка – и все это с детализацией по конкретным заказам. Каждый сотрудник отмечает в программе начало выполнения операции и завершение работы. Кроме удобства и ежедневного и ежечасного контроля за сотрудниками, это дало глубокое понимание реальной загрузки каждого рабочего центра, каждой единицы оборудования и каждого оператора. В результате руководство может четко управлять загрузкой типографии и гибко планировать очередность выполнения заказов. Сроки выполнения заказов практически не нарушаются, срывов и форс–мажоров удается избегать, лояльность клиентов повысилась.

Автоматизировано управление складскими запасами. Теперь экономисты планового отдела типографии и генеральный директор всегда знают о реальных остатках на складе бумаги и расходных материалов, видят, что и на какие заказы зарезервировано и могут оценить необходимость пополнения склада. Это помогает избегать срывов заказов из-за отсутствия или нехватки материалов и рационально планировать загрузку оборудования. Планомерность загрузки производства повысилась, производство стало работать стабильнее.

Использование типовых CRM–механизмов «1С:Управление небольшой фирмой 8. Полиграфия 2» позволило менеджерам, экономистам и руководителям вести всю документацию с клиентами в электронном виде: формировать документы и договоры, обрабатывать заявки и заказы, выставлять счета, приникать и отправлять электронную почту. Это избавило персонал от монотонной и рутинной работы, любой сотрудник с соответствующими правами доступа может просматривать всю клиентскую историю, которая хранится в единой информационной базе «1С». Теперь клиентов невозможно потерять, а в случае болезни или увольнения менеджера работа с клиентом будет продолжена.

В системе оперативно формируются управленческие отчеты с разной степенью детализации. Один из наиболее востребованных отчетов – это расширенный анализ себестоимости продукции. Он помогает контролировать все плановые и фактические затраты на производство каждой единицы продукции. В результате видно как отрицательное, так и положительное отклонение от плановых показателей и их влияние на рентабельность заказов. Это помогает управлять затратами и ликвидировать узкие места в производственной цепочке. Например, в типографии заменили неэффективные и с низкими расценками ручные работы в переплетном цеху на производительное оборудование, а сотрудников перевели на другие операции. В результате производительность труда увеличилась, а общая прибыль типографии за первый квартал использования системы выросла на 7%.

Генеральный директор полиграфического комплекса «Эсма-принт» Сергей Пшеничников отметил: «Система "1С:Управление небольшой фирмой 8. Полиграфия 2" помогла мне решить главную задачу: в любой момент времени я могу войти в программу, сформировать нужный мне отчет и посмотреть его. И в любой момент времени в этом отчете отражена актуальная информация. Это задача блестяще решена. Еще для меня важным являются возможности глубокого финансового анализа, которые предоставляет система. Например, раз в квартал мы вместе с сотрудниками планово-экономического отдела анализируем все показатели работы в разрезе себестоимости заказов с детализацией по операциям, оборудованию и времени их выполнения. Это позволяет заострить внимание на нерентабельных заказах и узких местах на производстве. Цифры помогают принять правильные управленческие решения».