Внедрение «Скан-Архива» снизило время подготовки к проверкам в «Стэм» на 50%

«Стэм», дистрибьютор и поставщик сварочного оборудования по всей территории России, внедрил решение «Скан-Архив» для обеспечения электронного документооборота.

Крупные объемы поставок и большое количество клиентов обуславливают обширный документооборот компании, особенно первичных документов: счетов-фактур, актов выполненных работ и товарных накладных. За месяц в «Стэм» поступает более 1 тыс. бумаг «первички». Также налоговые службы часто запрашивают пакеты документов для встречных налоговых проверок. С целью упрощения подготовки к проверкам и облегчения работы бухгалтерской службы руководство организации приняло решение о внедрении программы «Скан-Архив». Разработчик – компания «Гэндальф».

Установкой и настройкой ПО занимались специалисты ИТ-службы «Стэм». В ходе настройки программы под специфику работы компании программисты доработали функционал поиска документов, добавив различные фильтры и классифицирующие критерии для упрощения поиска в базе.

После внедрения «Скан-Архива» технология работы с документами изменилась. Бухгалтер, ответственный за работу с «первичкой», загружает бумаги со штихкодами в сканер, затем программа автоматически обрабатывает полученные сканы и прикрепляет их к необходимым контрагентам в базе «1С». Бумаги без штрихкодов вносятся в «Скан-Архив» вручную через электронную форму. В случае необходимости, например, налоговой проверки, документы можно выгрузить из базы в течении нескольких секунд.

Бухгалтер компании «Стэм» Наталья Никульшина сказала: «За месяц через "Скан-Архив" проходит не менее 1 тыс. документов. Бумаги со штрихкодами мы загружаем в программу сразу, другие документы обрабатываем позже большими партиями. Возможность быстрого поиска и выгрузки «первички» из базы позволяет готовиться к налоговым проверкам в два раза быстрее, чем до внедрения программы. Это существенно облегчает нагрузку на бухгалтеров, потому что налоговые службы запрашивают документы для встречных проверок очень часто: доходит до нескольких раз в неделю».