Издательско-полиграфический центр СПбПУ на 20% увеличил объем выпуска с помощью «1С:Полиграфия 8»
«Армекс» внедрил систему «1С:Полиграфия 8» в издательско-полиграфическом центре Санкт-Петербургского полиграфического университета Петра Великого. В результате в три раза сократилось время на расчет и оформление полиграфических заказов, соблюдается строгая очередность производственных операций, на 25% сократились потери времени и лишние трудозатраты на логистику между участками типографии. В новой системе круглосуточно доступна информация о всей производственной деятельности типографии. Стандартизирован документооборот, обеспечена простая и удобная выгрузка данных в централизованную бухгалтерию университета. В итоге на 20% увеличен объем выпуска готовой продукции, практически исключены сбои при ее производстве.
Издательско-полиграфический центр Санкт-Петербургского политехнического университета (ИПЦ СПбГПУ) был создан в 1994 г. на базе типографии, которая начала свою работу в 1931 г. Сегодня ИПЦ СПбГПУ – это единый издательско-полиграфический комплекс, который обеспечивает весь цикл работ по производству образовательной литературы и ежегодно выпускает более 500 наименований учебно-методической литературы. По данным Российской книжной палаты издательство с 2003 г. устойчиво занимает первое место в России по количеству наименований книг, выпускаемых для обеспечения учебного и научного процессов высшей школу Санкт-Петербурга.
ИПЦ СПбГПУ включает в себя коммерческий отдел, редакционно-издательский отдел, цифровую и офсетную типографии. На производстве работают офсетные листовые машины, цифровые машины, ризографы, широкоформатные принтеры и плоттеры, допечатное и послепечатное оборудование. Таким образом, типография ИПЦ самостоятельно осуществляет полный цикл производства самой разнообразной полиграфической продукции – начиная от единичных копий чертежей, курсовых и листовок до многотиражных изданий книг в твердом переплете. В структуре полиграфических заказов 70% работ занимают внутренние заказы, 30% – заказы со стороны.
Ранее расчет заказов в типографии ИПЦ осуществлялся несколькими способами – в зависимости от типа оборудования: в электронных таблицах (для ризографов) или в самописной программе (для цифровых и офсетных машин). Использовались четыре независимых базы данных, каждая из которых имела свою нумерацию заказов. При этом производство типографии располагается в трех помещениях, находящихся в разных частях университета. Это сделано для удобства студентов и преподавателей, но такая разветвленная структура с течением времени стала создавать большие сложности в управлении: очень часто внутренние блоки книг и брошюр печатаются на одном типе оборудования, но на разных машинах, а шмуцтитулы и обложки печатаются на другом оборудовании. Затем все это необходимо привезти в одно место для финальной сборки и упаковки. Это было неудобно, провоцировало ошибки и потери времени, увеличивало трудозатраты и снижало экономическую эффективность работы ИПЦ. За много лет образовалась огромная неповоротливая и неэффективная надстройка по управлению производством и учету заказов.
Для повышения эффективности работы ИПЦ требовалось привести все заказы к единому стандарту, чтобы все технологические операции, выполняемые на разном оборудовании и в разных цехах, велись и учитывались в одной информационной системе.
Для решения этих задач руководство ИПЦ выбрало систему «1С: Полиграфия 8». Партнером по внедрению стал разработчик этой системы – компания «Армекс».
По итогам внедрения все технологические операции – допечатные, печатные и послепечатные – теперь нормированы по времени и стоимости. Расчет полиграфических заказов, начиная от простой листовой продукции и заканчивая книгами в мягком и твердом переплете, журналами, брошюрами и календарями полностью автоматизирован. Ускорилась выписка всех счетов и документов, технологических карт и наряд-заказов. Все вместе это позволило на 30% сократить время обработки заказов и постепенно увеличить загрузку мощностей; автоматизация складского учета дала возможность в режиме реального времени отслеживать наличие материалов на складе и резервировать их под конкретный заказ. Технологи типографии при получении наряд-заказа видят в системе, что материал зарезервирован и находится на складе. Сотрудники и руководство могут в любое время получить информацию о состоянии склада, остатках бумаги и расходных материалов и оперативно сделать заказ поставщику; автоматизирована выгрузка бухгалтерских данных ИПЦ в центральную бухгалтерию университета, ведущую учет в программе «1С: Бухгалтерия 8». До этого весь документооборот был бумажным и обрабатывался вручную. Сейчас выгрузка в базу данных центральной бухгалтерии происходит автоматически. Все заказы теперь имеют сквозную нумерацию и названия, по которым их легко идентифицировать. Это экономит время и силы сотрудников и помогает избегать случайного дублирования и ошибок; удобная внутренняя система отчетов дает возможность руководству ИПЦ оперативно получать данные о текущей деятельности типографии: уровень загрузки производства, статусы заказов, объемы продаж, отгрузка заказов, оплаты и задолженности, движениям денежных средств в разрезе различных статей учета, складские остатки и т.д. Такая точная, каждодневная информация помогает принятию выверенных управленческих решений и оперативно реагировать на изменения ситуации. В результате объем производства вырос на 20%
Евгений Алимов, директор Издательско-полиграфический центр Санкт-Петербургского политехнического университета Петра Великого, сказал: «Что мне очень нравится в программе "1С: Полиграфия 8" – это ее впечатляющая многофункциональность: она способна обеспечить сквозную автоматизацию самых разных участков полиграфического производства независимо от применяющихся технологий и используемого оборудования. В результате мое рабочее место стало единым центром управления несколькими производственными площадками».
