РЖД оптимизировала работу с вокзальными субарендаторами с помощью «1С:Документооборот 8»

«1С-Рарус» внедрила систему «1С:Документооборот 8» в группе компаний, занимающихся управлением вокзальными площадями структуры «РЖД». В результате организовано оперативное взаимодействие с 500 субарендаторами вокзалов РЖД. Создано единое электронное хранилище 23 видов документов с удобным поиском по контрагентам.

На поиск требуемого договора субаренды, связанного с ним дополнительного соглашения, данных о субарендаторе и переписки с ним уходят теперь считанные секунды. Повышено качество работы с документами, усилен контроль исполнения резолюций. Работать с каждым арендатором стало проще и удобнее, что позволяет Дирекции железнодорожных вокзалов быстрее запускать новые торговые точки и обеспечивать оптимальный ассортимент товаров и услуг на вокзальных площадях.

«Организация питания на вокзалах», «Трансвязь» и «Трансмаркет» (далее группа компаний) - сетевые операторы, работающие в структуре РЖД, управляют арендованными у нее площадями на 348 вокзалах, расположенных в Москве, Санкт-Петербурге, административных центрах субъектов РФ, городах с населением более 200 тыс. человек. Группа компаний обеспечивает эффективное использование вокзальных площадей, привлекая индивидуальных предпринимателей, крупных сетевых поставщиков услуг общественного питания, салоны связи, мини- и супермаркеты для размещения торговых точек на территории вокзалов. В структуру группы входит также удаленный филиал в Екатеринбурге.

В настоящее время у Группы компаний 500 субарендаторов, с каждым из которых действуют индивидуальные условия сотрудничества. Процесс взаимодействия с ними организован по единому стандарту. Каждого потенциального партнера требуется оценить по финансовому состоянию, формату объекта, соответствию концепции торговых помещений вокзала. При этом учитывается количество уже размещенных на вокзале торговых точек со схожим ассортиментом. После выбора субарендатора заключается гарантийное обязательство или предварительный договор субаренды, а затем - основной договор. 

Необходимо оперативно регистрировать и обрабатывать входящие письма, формировать и согласовывать с руководством принятые по этим письмам решения. Договоры субаренды и дополнительные соглашения к ним нужно согласовывать не только внутри компаний, но и с Дирекцией железнодорожных вокзалов – филиалом ОАО «РЖД». При этом необходимо жестко контролировать финансовые условия и сроки действия каждого договора.

Для повышения эффективности решения этих задач компаниям требовалась информационная система, которая позволила бы организовать оперативную переписку с субарендаторами, ускорить принятие решений о сотрудничестве, обеспечить надежное хранение документов и быстрый доступ к каждому из них, сократить время согласования договоров и исключить их утерю.

Автоматизировать работу с документами было решено с помощью системы «1С:Документооборот 8 ПРОФ». Исполнителем стала компания «1С-Рарус». Была разработана технология внедрения, которая предполагала быстрый запуск небольших блоков системы и мгновенный старт их эксплуатации. В итоге проект был реализован всего за 2 месяца. Создано 20 автоматизированных рабочих мест.

Автоматизирована деловая переписка с партнерами-субарендаторами, Дирекциями железнодорожных вокзалов, административным и управляющим составом вокзалов/вокзальных комплексов. Организован учет трех видов входящих и семи видов исходящих документов: заявок на субаренду, на расторжение, уведомления об изменении ставки аренды и т.д. Это позволяет быстро информировать сотрудников договорного отдела о необходимости внесения изменений в договоры. Подготовка проектов исходящих писем для арендаторов стала проще, а их электронное согласование с руководством – быстрее. Письма, требующие резолюции Генерального директора, поступают ему на согласование уже в готовом виде, оформленные по внутрифирменному стандарту. В результате переписка с пятью сотнями партнеров-субарендаторов ускорилась и стала более контролируемой – теперь каждое письмо, все детали и договоренности можно оперативно отследить в системе.

Все корпоративные документы категоризированы по видам, что обеспечило удобство доступа к ним в системе. Теперь за считанные секунды можно найти документы по каждому субарендатору: договор аренды или дополнительное соглашение, протокол согласования, реквизиты, визуализацию, гарантийное обязательство или акт сдачи-приемки помещения по договору аренды или субаренды - всего 23 вида документов.  

Согласование документов переведено в электронный вид. Разработан новый регламент согласования, стандартизированы действия пользователей в жизненном цикле документа, назначены ответственные за исполнение резолюций. Оптимизированы маршруты согласования, ознакомление с договорами, их согласование и исполнение выполняется по 15 унифицированным правилам. Введение шаблонов действий сотрудников существенно ускорило обработку документов. Сократились ошибки и недоразумения, связанные с человеческим фактором. Все процессы работы с договорами и исполнения резолюций Генерального директора стали понятными и хорошо скоординированными.

Руководство теперь имеет быстрый доступ к входящим документам в системе и оперативно рассматривает запросы сотрудников. Стало проще контролировать выполнение поручений. Удалось отказаться от длинных табличных реестров, в которых директор вручную фиксировал, кому и когда было выдано поручение по каждому конкретному письму. Секретари вносят полученные от Генерального директора резолюции в систему и направляют поручения исполнителям. Ежедневно формируется  электронный реестр исходящих поручений, включающий сроки исполнения и всю связанную информацию и переписку, таким образом, в любой день можно оперативно отследить, какие решения уже должны быть исполнены. В итоге исполнительская дисциплина сотрудников повысилась.

Интеграция системы с сервисом «СПАРК Риски» позволяет быстро оценивать благонадежность потенциальных партнеров. Обязательная проверка контрагента на стадии выбора субарендатора помогает снизить риск сдачи помещений недобросовестным партнерам и сохранить высокое качество услуг, предоставляемых пассажирам. 

Все это помогает компаниям быстро принимать решения о сотрудничестве с субарендаторами, формировать и согласовывать сопроводительные документы. В результате проекта в группе компаний удалось сохранить высокий темп деловой переписки и оформления договоров при возросшем на 25-40% объеме работы с документами. 

Кроме того, у компаний открыт филиал в Екатеринбурге, который также занимается привлечением субарендаторов и размещением их торговых точек на вокзалах. Перевод согласования документов в электронный вид существенно упростил работу сотрудников филиала. Теперь они сами запускают процессы согласования договоров и контролируют их. Формирование и обработка документов из Екатеринбурга ускорились вдвое.  

«Создание новой системы электронного документооборота позволило нам решить главные задачи - наладить ритмичную и оперативную работу с партнерами и субарендаторами, быстрее принимать решения о сотрудничестве и более оперативно запускать новые торговые точки на вокзалах. “1С:Документооборот” помог нам внедрить систему единых стандартов управления и обеспечить высокое качество услуг. Наладив оперативную работу с субарендаторами, мы успешно повышаем имидж и репутацию Группы компаний и непосредственно железнодорожных вокзалов как важнейших составных частей транспортной инфраструктуры России. Мы укрепляем миссию Группы наших компаний - дать возможность конечным потребителям получить качественный сервис и повысить уровень обслуживания и комфортного пребывания пассажиров на вокзалах страны, - отметил по итогам проекта Андрей Швенгерт, генеральный директор «Организация питания на вокзалах», «Трансмаркет» и «Транссвязь».