«Гродноавтосервис» увеличил прибыль на 10% с помощью системы на базе «1С:Предприятие 8»

«СофтСервис» автоматизировала работу «Гродноавтосервиса», дилера Volkswagen в Беларуси, с помощью системы «Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+ Автозапчасти» на платформе «1С:Предприятие 8». В результате организовано своевременное формирование отчетов по 30 показателям деятельности для импортера автомобилей. Создано электронное хранилище информации об обслуживании каждого автомобиля и рекомендованных мастером работах.

Сокращено время обработки клиентских заказов на сервисное обслуживание и ремонты, заполнения заказ-нарядов, подбора запчастей и оформления сопроводительных документов. Оптимизировано планирование закупок, обеспечено постоянное наличие на складе необходимых запчастей и комплектующих. Сотрудники предприятия теперь успевают за день обслуживать на 20% больше клиентов, прибыль компании увеличилась на 10%.

«Гродноавтосервис» создано в 1994 г. Официальный дилер Volkswagen, Skoda, АвтоВАЗ в г. Гродно, Республика Беларусь. Предприятие продает автомобили, оказывает услуги по гарантийному ремонту и обслуживанию, оптом и в розницу реализует более 90 тыс. наименований запасных частей и комплектующих.

Компания ежедневно получает около 50 заявок на сервисное обслуживание и ремонт автомобилей. Для эффективной работы необходимо быстро обрабатывать входящие обращения, поддерживать на складе постоянное наличие необходимых запчастей и комплектующих, оперативно формировать сопроводительные документы, фиксировать выполненные работы для того чтобы при следующем обращении клиента иметь полную информацию об автомобиле.

Ранее заказ-наряды на ремонт и обслуживание автомобилей заполнялись вручную на основании данных электронных каталогов. На поиск информации о нормативах выполнения работ и требуемых запчастях уходило много времени. История обслуживания автомобиля и рекомендации мастера не фиксировались, что не давало возможности предложить клиенту при следующем обращении дополнительные услуги. Это вело к потере дополнительной выручки. 

Для контроля остатков на складе и анализа потребностей в запчастях и комплектующих использовались электронные таблицы. Возникало большое количество ошибок при планировании закупок, что негативно влияло на финансовые результаты работы – недостаток востребованных запчастей на складе снижал выручку и увеличивал время выполнения сервисных работ, поставка неликвидных наименований замораживала оборотные средства предприятия.

Руководство компании приняло решении о внедрении информационной системы, которая позволила бы ускорить обработку входящих заявок, сократить время на оформление заказ-нарядов и сопроводительных документов, обеспечить постоянное наличие на складе требуемых запчастей и расходных материалов. Кроме того, нужно было автоматизировать подготовку отчетов о результатах работы: импортер автомобилей обязал предприятие ежемесячно предоставлять отчеты по 30 показателям эффективности – количеству сервисных циклов, выполненным работам, продажам запчастей, финансовым показатели деятельности и т.д. Сотрудники компании подсчитали, что на ручной сбор данных и формирование отчетов уходило бы не менее 2 рабочих дней в месяц. 

Для решения поставленных задач была выбрана система «Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти» на платформе «1С:Предприятие 8». Партнером по внедрению стала компания «СофтСервис».

В результате внедрения автоматизировано формирование заказ-нарядов. При обработке заявки на ремонт или обслуживание автомобилей система сама обращается к электронному справочнику, загружает в заказ-наряд наименование, номер и норматив выполнения работ, формирует необходимый для ремонта или обслуживания список запчастей. Это позволяет экономить до 10 минут рабочего времени на обработку одной заявки. Ежедневная экономия времени на оформление заказ-нарядов по 50 заявкам составляет более 8 часов.

Организовано электронное хранение информации об обслуживании каждого автомобиля и рекомендациях мастера. При повторном обращении клиента менеджеры теперь могут быстро сориентироваться и предложить владельцу автомобиля перечень рекомендуемых работ и дополнительных услуг. 

Оптимизировано планирование закупок. Система автоматически анализирует оборачиваемость запчастей и предлагает величину минимального остатка, который позволит обеспечить бесперебойную работу станции техобслуживания и магазина автозапчастей. При формировании заказа поставщику сотрудник выгружает сформированный в системе отчет, в котором отражено наличие запчастей, установленный минимальный остаток и количество, которое необходимо заказать – необходимо только подтвердить выбранные программой позиции и отправить заказ поставщику. В итоге ошибки при планировании закупок исключены, склад обеспечен необходимым количеством востребованных запчастей, что увеличивает оборачиваемость средств.

Отчеты импортеру автомобилей формируются автоматически по номеру операции. Сформировать отчет по 30 показателям и отправить его импортеру теперь можно нажатием нескольких кнопок. Это экономит до 16 рабочих часов сотрудников ежемесячно.

Все это значительно ускорило обработку и документальное оформление входящих заказов, сократило простои, связанные с нехваткой нужных запчастей и комплектующих. Заявки на ремонты и сервисные работы выполняются быстрее. Компания теперь ежедневно успевает обслуживать на 20% клиентов больше. Прибыль предприятия увеличилась на 10%.

Богуслав Ромуальдович Гробицкий, директор «Гродноавтосервиса», отметил: «Подводя итоги проекта, хотелось бы опустить такие вопросы формального характера как подготовка отчетов, создание цепочки документооборота, связь программы с каталогами работ, автозапчастей, автоматический перенос данных, наличие аналитического аппарата – все они успешно решены. Главное, что внедрение системы на платформе "1С:Предприятие 8" позволило нашей компании без увеличения штата сотрудников обслуживать на 20% клиентов больше и получать на 10% больше прибыли без задействования дополнительных ресурсов».